Perfecto, por fin te has decidido y vas a contratar la ayuda de una asistente virtual.
Pero antes de que pueda a empezar a colaborar contigo, tienes que tener en cuenta ciertos aspectos fundamentales que puede que ni siquiera te hayas planteado.
Aunque hayas creado tu propio negocio negocio desde cero, no todos los emprendedores conocen su negocio a fondo. Parece una contradicción, pero no lo es.
Cuando vayas a empezar a trabajar con una asistente virtual, tienes que tener muy claras todas las tareas que existen en tu negocio y cómo llevarlas a cabo.
Por eso la documentación de procesos y tareas de tu negocio es indispensable.
Los documentos que te indico a continuación son obligatorios para asegurar que los puntos críticos de tu negocio no se ignoren ni descuiden y que se puedan asegurar resultados consistentes.
PNTs- Procedimientos Normalizados de Trabajo
Si conoces el mundo de las farmacéuticas sabes que no pueden existir sin estos documentos.
Pero más allá de este ámbito, estos documentos suponen el día a día de cualquier negocio.
Son documentos que describen detalladamente quién es responsable de cada tarea y cuáles son los plazos para ejecutarlas.
Deberán describir paso a paso cada una de las tareas indicadas, para asegurar que tanto la asistente virtual encargada de ellas como cualquier otra persona, en su caso, puede ejecutar tales tareas, en caso de necesidad.
Habrá tareas diarias, semanales, mensuales y/o anuales, por lo que deberán agendarse debidamente.
Cuando la nueva asistente virtual se incorpore a tu equipo, sabrá en todo momento qué tareas le corresponden, cómo efectuarlas y en qué plazo debe terminarlas, sin tener que consultarte a ti a cada momento.
Checklists
Una checklist es una lista de tareas que forman parte de un proyecto repetitivo.
Estas listas son sencillas y prácticas y se pueden utilizar cuando los proyectos no requieran de indicaciones muy extensas o complejas. Son simples notas, como una lista de la compra.
Un archivo de emergencia
Debes tener en cuenta que pueden haber momentos en que tú no puedas atender tu negocio, estas cosas pasan (la famosa ley de Murphy, que siempre está ahí acechando).
Por ello debes tener un archivo con todas tus tareas y tus procedimientos en orden.
Por ejemplo, si tienes alguna emergencia, ¿a quién hay que notificarlo? ¿Quién se encarga de la comunicación directa con tus clientes, si fuera el caso? ¿Dónde se encuentran tus archivos personales y tus contraseñas?¿Y las gestiones con los bancos?
En caso de que no dispongas de ninguno de estos documentos, no temas, tu asistente virtual puede ayudarte a redactarlos e implementarlos, ayudarte a hacer tus procesos vigentes más eficaces y mejorar y actualizar tus flujos de trabajo.
Piensa que puede ser una inversión de tiempo al principio, pero que resultará en un inmenso ahorro después y la gran tranquilidad de que tu negocio seguirá adelante aunque no puedas estar pendiente de él al 100%.
Deja una respuesta